Як підготувати дані для реєстру

Якість реєстру залежить від даних, накопичених до його формування: профілю слухача, участі, тесту, сертифіката та коректних параметрів заходу.

Де працювати з реєстром

Для конкретного заходу використовуйте вкладку Сертифікати / Реєстр. Для ширшої роботи з сертифікатами та реєстровими даними також є відповідний розділ кабінету організатора.

Звідки беруться дані

• профіль слухача;
• реєстрація на конкретний захід;
• дані участі/присутності, якщо вони використовуються;
• результат тестування;
• стан і дані сертифіката;
• параметри самого заходу.

Що перевірити до масового формування

1. Перевірте назву та ключові дані заходу.
2. Перевірте список активних учасників.
3. Перегляньте профілі з неповними або підозрілими даними.
4. Перевірте результати тестування.
5. Перевірте видані/анульовані сертифікати.
6. Лише після цього формуйте або експортуйте реєстрові дані.

Коли виникають розбіжності

• слухач змінив профіль після реєстрації;
• реєстрацію скасували або відновили;
• сертифікат анульований, а старий експорт залишився у команди;
• частина слухачів ще не завершила тест;
• організатор порівнює дані з різних моментів часу.

Не редагуйте кінцевий файл замість джерела

Якщо ви знайшли помилку, виправляйте її у відповідному джерелі ProBPR, а потім сформуйте дані повторно. Ручне виправлення лише Excel-файлу створює дві різні версії правди.

Перед передачею реєстру

• перевірте кількість рядків;
• перевірте відсутність очевидних дублікатів;
• звірте ключові ПІБ/контакти або інші обов’язкові поля;
• переконайтеся, що включені лише потрібні статуси учасників;
• збережіть дату формування файлу.

Як організувати контроль

Для великих заходів корисно робити проміжну перевірку до дедлайну, а не вперше відкривати дані після завершення тестування. Так команда встигає виправити профілі й невирішені реєстрації до фінального експорту.